Décrire les fonctions pour les optimiser

Qui n’a jamais entendu, au sein d’une entreprise, que le ‘job description’ n’était ni clair ni efficace ? Un souci mineur ? Le vécu quotidien des travailleurs est directement lié à cet exercice. De quoi lui accorder l’importance qu’il mérite.

Diriger une entreprise, c’est avant tout mettre en place un mécanisme complexe permettant à des compétences différentes de s’imbriquer afin de former un tout efficace et homogène. Il arrive toutefois trop souvent que l’on perde de vue l’importance d’une bonne description de chacune des fonctions qui composent ladite entreprise. Elle permettra de pointer du doigt les manquements, mais aussi de clarifier les rôles et responsabilités de chacun au sein de l’entreprise.

Déterminer les valeurs ajoutées nécessaires à l’entreprise

Plus la taille d’une entreprise est grande, plus il est important, pour créer un produit ou un service cohérent, d’additionner des compétences. Chacune de ces compétences est une valeur ajoutée apportée à l’organisation dans son ensemble. En déterminant cette somme de valeurs ajoutées une par une, il devient possible pour les dirigeants d’entreprise de clarifier la fonction de chacun. La communication, hiérarchique ou entre collaborateurs, est donc plus aisée, car elle se base sur des notions objectives et pragmatiques. Pour reprendre la métaphore du mécanisme complexe, la description des fonctions permet à tous les rouages de fonctionner en parfaite harmonie les uns avec les autres.

Analyser chaque fonction et sa portée

Il convient également d’analyser avec précision les tâches en lien avec chaque fonction et de préciser la valeur ajoutée que celle-ci possède au sein de l’entreprise. Cette démarche offre à chaque membre de l’organisation la possibilité de comprendre en quoi il contribue au bon fonctionnement de l’ensemble et en quoi sa valeur ajoutée particulière permet au groupe d’évoluer et de gagner en pertinence. C’est durant cette étape cruciale que les fonctions peuvent être ajustées, notamment en termes de charge de travail, afin d’en permettre l’optimisation.

Formaliser les résultats et pérenniser l’organigramme de l’organisation

Enfin, pour que ce travail d’importance ne reste pas lettre morte, il est primordial d’actualiser les désormais célèbres ‘job descriptions’ qui, rappelons-le, ne sont pas une matière statique, mais bien un élément clé de l’entreprise en perpétuelle évolution. Cela permettre aux dirigeants de l’organisation d’informer et d’expliquer à chaque collaborateur le rôle qu’il joue dans la réussite des objectifs. Il pourra aussi mieux se situer au sein du groupe et ainsi interagir avec une efficacité accrue dans les tâches qui lui sont quotidiennement allouées.

Cette description de fonction, ALIAS Consult est en mesure de la prendre en charge de manière autonome, mais en parfaite intelligence avec la direction de l’organisation. Elle permet ainsi de clarifier certaines positions tout en apportant une vision extérieure et innovante des différentes fonctions en présence.