Inefficaces les réunions ? Pas si sûr !
Trop souvent, on entend les collaborateurs d’une entreprise se plaindre que le management est atteint de réunionite, apparemment le mal du siècle. Mais, après analyse, ce n’est pas tant le fait qu’il y ait des réunions qui soit le souci, mais bien plus parce que ladite réunion n’a pas été préparée et gérée avec efficacité. Chez ALIAS Consult, le trajet vers une réunion réussie s’effectue en dix étapes.
Préparez votre réunion avec soin
Vous initiez une réunion. Attendez-vous à ce que les participants à celle-ci revendiquent des informations claires, précises et des objectifs qui ne le sont pas moins. L’inutilité ressentie d’une réunion vient très souvent du fait d’une improvisation totale au moment de réunir les participants dans une salle ou lors d’une session Teams. Avant même de prévoir une date, prenez le temps de rassembler toutes les idées à évoquer, de hiérarchiser celles-ci et, le cas échéant, d’éliminer les moins pertinentes. Une fois la préparation de votre réunion terminée, notez les nouvelles idées vous venant à l’esprit afin de préparer déjà la suivante. Il est un moment où il est important de se fixer un moment de fin dans les travaux préparatoires d’une réunion.
Augmentez l’implication des participants à une réunion en leur demandant de préparer un compte-rendu, une analyse ou toute autre démarche avant ladite réunion. Se sentir concerné est certainement un plus pour l’ensemble des participants.
Définissez un ordre du jour et rédigez la convocation
Sur base d’un travail préparatoire efficace tel que précisé ci-dessus, définir un ordre du jour devrait être une tâche suffisamment aisée. Vous déterminez l’objectif que devrait permettre d’atteindre la réunion que vous organisez. De manière imagée, vous estimez que les participants à la réunion se trouvent à un niveau de connaissance du dossier X et vous souhaitez les amener à un niveau Y. L’ordre du jour est ainsi le parcours à effectuer. Plus complexe est la rédaction de la convocation puisque vous devrez permettre à chaque participant de ressentir un intérêt pour la réunion telle que vous l’avez préparée.
Établissez un plan de table
Non, votre réunion ne sera pas un dîner mondain, mais il est important de pouvoir placer correctement les participants afin que les échanges se déroulent dans les meilleures conditions. Lors de la formation ‘Animer efficacement une réunion’ proposée par ALIAS Consult, différentes règles et astuces pourront vous être transmises afin de rendre l’exercice plus simple. Vous verrez ainsi où doit se placer l’organisateur pour que toute l’attention requise lui soit portée, mais aussi comment il est intelligent de répartir les membres d’un même département pour favoriser les échanges.
Prenez la main en introduisant la réunion
Lors de notre analyse sur l’efficacité de différentes réunions, il est apparu que régulièrement des personnes avaient bien noté qu’elles devaient participer à une réunion, se présentaient à ladite réunion, mais ne savaient pas le moins du monde quel en était le sujet. Il est donc primordial, avant de lancer une réunion d’introduire celle-ci auprès des participants. Vous aurez ainsi l’occasion d’en préciser l’objectif et de souligner les moyens mis en œuvre pour atteindre celui-ci. Cette introduction permettra également de rappeler à tous le rôle joué par les différents participants. Rappelez-vous que plus l’entreprise est grande, moins les personnes qui la composent se connaissent réellement. Cela offre aussi la possibilité au plus grand nombre de bien comprendre la teneur de la réunion et de pouvoir s’y impliquer.
Ne déviez pas du fil rouge que vous avez tendu
Rappelez-vous : la première étape consistait à préparer la réunion. Durant cette préparation, vous aurez défini un parcours à votre réunion permettant de mener l’ensemble des participants à l’objectif final. Il s’agit d’une sorte de fil rouge qui vous permettra non seulement d’éviter les digressions, mais aussi de gagner du temps. Cette capacité à rester aligné avec son fil rouge est une part importante de la réussite de votre réunion. Qu’on le veuille ou non, l’humain se laisse aisément distraire et, un sujet en entraînant un autre, parler d’autre chose (sur un plan professionnel ou non) est très facile.
Soyez le (la) maître(sse) du temps
Une des choses qui amènent des (com)plaintes au sujet des réunions est que le respect des horaires n’est que rarement à l’ordre du jour. Lorsque vous invitez des personnes à une réunion, vous aurez pris soin de leur indiquer quand elle commence, mais aussi quand elle finit. Il est important de respecter cet horaire. Pour y arriver, vous aurez prédéfini un timing des différents points à aborder. Dans la mesure du possible, essayez de vous y tenir, quitte à devoir gérer la faconde de certains participants.
Incitez les personnes à collaborer
L’objectif premier d’une réunion est de mettre des informations détenues par différents participants en commun. En tant qu’organisateur de la réunion, vous aurez le rôle difficile d’inciter les participants à partager leurs informations, mais aussi à déterminer comment il sera possible, à l’avenir, d’améliorer la communication entre eux. Une réunion symbolise mieux que tout au monde le besoin de travail en commun au sein d’une entreprise. Vous disposez donc d’un outil efficace pour rappeler à chacun qu’il fait partie d’un tout.
Gérez les interactions
C’est peut-être la partie la plus difficile lors de la réunion que vous organiserez. Dans une assemblée, vous déterminerez qui a de nombreuses choses à dire, qui a plus de facilité à prendre la parole et qui montre une envie de prendre le lead sur la réunion. Vous devez conserver la maîtrise des échanges, vous assurer de la courtoisie des échanges, mais aussi de la capacité de tous à intervenir. Forcément, une personne qui ne prend pas la parole durant une réunion est en droit de s’interroger sur la pertinence de sa présence.
Gardez du temps pour conclure
Que la réunion ait été une réussite ou un échec importe peu au moment de conclure. Mais il est important de conclure. En effet, quels qu’aient été les échanges, la position des participants a changé au cours de cette réunion. Il est important pour que tout le monde ressente l’intérêt de la réunion d’apporter une conclusion permettant de souligner les avancées obtenues. Mieux, si l’objectif final n’a pas été pleinement atteint, vous pourrez profiter de cette conclusion pour indiquer qu’une prochaine réunion aura lieu, dont le point de départ se fera sur de meilleures bases.
La réunion qui vient de se dérouler n’aura pas manqué d’offrir un contenu informatif et d’inciter à prendre des décisions d’actions venant nourrir les débats. La conclusion permettra de déterminer les actions à mettre en œuvre et de définir qui devra faire quoi dans ce cadre très précis. Enfin, un timing précis permettra de rendre la réunion réellement efficace.
Envoyez un compte-rendu et demandez des commentaires
Une réunion est un moment limité dans le temps. Certes, vous avez pu préparer des documents que vous aurez partagés avec les participants, mais il est aussi important de rédiger un compte-rendu de la réunion afin de permettre aux uns et aux autres de se souvenir de qui a dit quoi et quelles ont été les décisions découlant de ces interventions. Cela permettra à chaque participant de se remémorer les choses dites et de comment les utiliser dans un futur plus ou moins proche. N’hésitez pas non plus à demander aux participants de vous faire leur commentaire quant aux objectifs remplis (ou non) lors de la réunion. Cela vous permettra non seulement de comprendre où le bât blesse éventuellement, mais aussi de mieux préparer vos réunions suivantes.
Certes, animer une réunion n’est pas toujours aisé. Raison pour laquelle ALIAS Consult a créé la formation ‘Animation de réunions’. Durant une journée, les objectifs repris ci-dessus seront abordés et permettront aux participants de s’enrichir d’une méthodologie efficace et simple pour l’organisation de leurs futures réunions.