Elles garnissent nos agendas comme des guirlandes sur un sapin de Noël. Mais toutes les réunions sont-elles indispensables ? Rien n’est moins sûr. Pour convaincre les futurs participants à une réunion que vous organisez, il est impératif de leur proposer un ordre du jour en bonne et due forme.

Très souvent – nous aurions tendance à dire trop souvent – l’invitation à une réunion se limite à un e-mail avec un lien pour l’agenda et, dans le meilleur des cas, quelques mots d’explication. C’est d’autant plus vrai depuis l’avènement des Teams et autres Webex. Mais est-ce suffisant pour convaincre un collègue de participer (et donc de préparer) à une réunion. Pas si sûr…

Un bon ordre du jour définit l’objectif de la réunion

Faire des réunions pour faire des réunions n’amène rien de bon. Pour être certain d’avoir les bonnes personnes autour de la table, même si celle-ci est virtuelle, il est important de définir un objectif à la réunion. Cela permet à chacun de savoir quel sera son rôle et en quoi il ou elle pourra impacter la décision finale. Idéalement, vous établirez un objectif mesurable qui permettra, par la suite, de juger de la réussite (ou de l’échec) de ladite réunion. Vous serez ainsi capable, lors de l’organisation de réunions ultérieures, de rectifier le tir et d’ainsi obtenir de meilleurs résultats. Pensez à limiter à un le nombre d’objectifs par réunion afin de permettre à chacun de cibler le propos.

Un participant averti (par un ordre du jour) en vaut deux !

Une réunion est comme une pièce de théâtre qui se jouerait à huis clos. Les différents acteurs doivent connaître leur rôle pour que le déroulé se passe dans les meilleures conditions. Lorsque vous établissez un ordre du jour, il est important d’y spécifier qui seront les participants afin que chacun d’entre eux sache le rôle qu’il a à jouer. Cela permet aussi à l’organisateur de la réunion de vérifier que les différentes expertises nécessaires à la bonne réalisation de l’objectif de la réunion soient présentes. Cela évite aussi que des expertises similaires ne se confrontent, ralentissant d’autant la résolution d’un problème. Enfin, cela permet de voir si une personne est réellement nécessaire ou non à la réunion. Ne pas l’inviter si ce n’est pas le cas permettra à tout le monde de gagner un temps précieux.

L’ordre du jour reprend les sujets à aborder

Si l’objectif d’une réunion est souvent unique, les sujets qui permettront de l’atteindre sont, eux, multiples et variés. En établissant une liste des sujets qui devront être abordés, vous permettez à chacun des participants de préparer la réunion en l’enrichissant de leurs compétences propres. Cela permettra à chacun de s’impliquer dans la réunion et de rendre les échanges plus efficaces. L’organisateur mettra aussi un point d’honneur à classer les sujets à aborder par ordre d’importance afin que les points les plus importants soient traités alors que les sujets plus accessoires peuvent être remisés si le temps venait à manquer.

Un bon ordre du jour donne le tempo

Une fois les sujets à aborder déterminés, il est important pour qui rédige l’ordre du jour d’accorder à chacun de ceux-ci un temps précis. En effet, trop souvent, les réunions sont extensibles parce que l’on passe trop de temps sur les premiers sujets, nécessitant de déborder sur l’horloge pour traiter les sujets suivants. Tous les sujets n’ont pas la même importance et il est primordial que l’ordre du jour indique clairement le temps que les participants auront pour les aborder. Il revient à l’organisateur de la réunion de jouer les chefs d’orchestre afin que ce timing soit respecté. Une réunion réussie est aussi une réunion qui commence à l’heure et qui termine à l’heure reprise dans l’ordre du jour.

L’ordre du jour sera communiqué suffisamment tôt

Le meilleur des ordres du jour, le plus complet, ne servira à rien si les participants à la réunion ne sont pas informés suffisamment tôt. Il est primordial que vous invitiez les participants à la réunion que vous organisez plusieurs jours à l’avance et que vous leur demandiez clairement de lire l’ordre du jour, de s’en imprégner et d’éventuellement effectuer les travaux préparatoires qui permettront à leur intervention d’être réellement porteuse de sens.

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