5 astuces pour gérer son temps efficacement au travail
Un adage populaire dit que le temps, c’est de l’argent. Et ce n’est pas faux quand on s’intéresse à cette notion de temps dans le cadre d’une activité professionnelle. Utiliser moins de temps que son concurrent pour effectuer une même tâche peut, de manière assez simpliste, être considéré comme un gain de rentabilité. Mais une bonne gestion du temps vous permettra de gagner bien plus que ça.
ALIAS Consult propose une formation intitulée « Temps : Gagnez du temps et restez concentré ». Elle dure une journée et vous apportera une véritable boîte à outils, efficace, pour gérer son temps, celui des autres et ainsi atteindre plus facilement vos objectifs. Mais avant même de suivre cette formation, ALIAS Consult souhaitait vous faire part de cinq conseils bien utiles.
Établissez des listes assorties d’objectifs
En établissant des listes, vous aurez non seulement une vue d’ensemble sur toutes les tâches à accomplir, mais pourrez également les hiérarchiser par ordre d’importance et aussi par niveau d’urgence. Vous pourrez alors établir un ordre des tâches à accomplir et ne pas vous perdre dans une gestion brouillonne de vos obligations. Ces listes peuvent se faire sur base quotidienne, hebdomadaire et/ou mensuelle et pourront contenir des informations sur les tâches à planifier, à traiter, à abandonner ou à déléguer. Autant d’informations qui, une fois encore, vous éviteront de perdre du temps en démarches inefficaces.
Apprenez à dire « non »
Certes, il n’est pas toujours facile de dire non à un collègue et moins encore à un supérieur. C’est pourtant une habitude qui, si elle est prise dans le respect de l’autre, devrait vous permettre de gagner beaucoup de temps. En effet, si vous avez établi, comme nous en parlions au point précédent, chaque tâche supplémentaire venant s’ajouter viendra déséquilibrer cette liste. Dire non, c’est aussi se préserver suffisamment de temps pour effectuer les tâches que l’on s’est assignées. Ce conseil est d’autant plus important qu’on évalue souvent fort mal le temps que prendra une tâche et plus mal encore une tâche qu’on viendrait nous imposer comme née de nulle part.
Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Si votre liste – nous y revenons – est correctement établie, vous aurez établi un nombre donné de tâches à accomplir sur votre journée ou sur votre semaine. Celles-ci peuvent donc être prises une par une et traitées dans leur ensemble. En effet, sortir d’une tâche pour entrer dans une autre demande un vif effort de concentration qui sera, lui aussi, chronophage avant de trouver votre pleine efficace. L’adage « Chaque chose en son temps » se vérifie donc bien dans la réalité et permet le plus souvent de ne pas perdre un temps précieux en tergiversations diverses et variées.
Privilégiez les pauses aux distractions
Un smartphone qui délivre plusieurs notifications à la minute, un collègue qui vous demande d’aller fumer une cigarette alors que vous avez arrêté il y a cinq ans déjà… Les motifs de distraction sont tellement nombreux qu’il ne sert à rien de les énumérer ici. Toutefois, se distraire et s’éloigner un instant de sa tâche principale peut aussi être bénéfique. Il est donc important de se concocter des pauses durant la journée. Le mieux est de les indiquer dans sa liste et de leur attribuer des horaires précis. Vous gagnerez ainsi en motivation à finaliser une tâche avant la pause suivante et pourrez profiter pleinement de celle-ci pour vous relaxer.
Mettez en place des outils efficaces
Quel que soit votre métier, vous devrez utiliser des outils spécifiques à celui-ci, à commencer par une suite bureautique, de l’informatique, des bureaux… Prenez la peine d’établir au préalable une liste des outils dont vous aurez besoin et ne faites pas l’économie de l’un d’entre eux. En effet, vous perdrez une nouvelle fois un temps précieux si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer une tâche dans les meilleures conditions et c’est le plus souvent à cela que sert l’outil utilisé.
Grâce à sa formation sur le temps, ALIAS Consult vous garantit de mieux organiser vos activités professionnelles afin que chaque minute de celles-ci ne soit pleinement dédiée à la réalisation de vos objectifs.