Le temps, cette denrée rare…
Qui n’a jamais jeté un œil vers l’extérieur, s’effrayant que la nuit fût tombée et que le travail à accomplir était, lui, loin de s’endormir ? « Je n’ai pas (eu) le temps » est une des phrases récurrentes (et pas forcément exprimées) de beaucoup d’entre nous. C’est dire si gagner du temps est précieux et que nos quelques conseils (ainsi que notre formation d’un jour) ne le sont pas moins !
Analysez le déroulé de vos journées…
Gagner du temps, c’est bien, mais savoir où l’on en perd est également un excellent début. Et dans ce cadre, ce ne sont pas les raisons (de perdre du temps) qui manquent. Durant notre formation en ‘Gestion du Temps’, par exemple, nous mettrons un point d’honneur à susciter chez vous cette capacité à prendre conscience où le bât blesse, là où l’autodiscipline fait défaut. Il est primordial de pointer avec précision toutes ces petites choses qui, au fil de la journée, vous feront perdre de précieuses minutes, voire de trop nombreuses heures.
… pour en éliminer les éléments trop distrayants
Entendons-nous : les nouvelles technologies proposent des outils performants qui nous permettent de gagner un temps précieux lors d’opérations le plus souvent chronophages. Mais toute médaille possède un revers et ces mêmes nouvelles technologies sont aussi source de distractions diverses et variées. Et là encore, inutile de se méprendre : se distraire est important, mais il est plus efficace de décider des tranches horaires dédiées à cette inattention professionnelle plutôt que de la laisser prendre le pas sur votre gestion du temps. Éviter les réseaux sociaux, ne regarder ses mails que trois fois par jour, couper la sonnerie de son téléphone… sont autant de possibilités qui vous sont offertes dans ce cadre. L’analyse évoquée dans notre premier point permettra donc de déterminer ces points chronophages tandis que notre formation vous donnera les outils pour systématiser cette pratique.
Rassemblez les types de tâches…
Le cerveau humain est ainsi fait que se concentrer sur un type de tâches permet d’effectuer celles-ci de manière plus rapide. À l’inverse, si vous effectuez une tâche administrative pour ensuite en effectuer une autre plus opérationnelle suivie d’un appel téléphonique pour revenir à une tâche administrative – ce n’est ici qu’un exemple – nécessitera que, à chaque étape, vous ‘reformatiez’ votre cerveau pour accomplir lesdites tâches au mieux. À l’inverse, passer, par exemple, tous vos appels téléphoniques en même temps permettra de gagner un temps précieux lorsque vous accorderez une partie de votre journée aux tâches dites administratives.
… et déterminez précisément le temps nécessaire à les accomplir
Lors de notre formation en ‘Gestion du Temps’, nous évoquons la Loi de Parkinson. Celle-ci est assez simple : plus vous donnez du temps à l’accomplissement d’une tâche, plus les chances sont nombreuses que vous utilisiez ce temps pour réaliser cette tâche. En d’autres termes, si vous prévoyez une semaine pour une tâche donnée, vous mettrez une semaine à effectuer ladite tâche alors que trois jours auraient peut-être suffi. Nous pourrons ainsi établir des tables permettant d’accorder le temps nécessaire ni plus ni moins à des tâches récurrentes.
La procrastination, votre ennemie chronophage
L’addition des nombreuses tâches à accomplir sur une même journée nous pousse régulièrement à reporter certaines d’entre elles au lendemain. Mauvaise idée, bien évidemment. En effet, reporter des tâches au lendemain ne fait que rendre cette journée du lendemain plus difficile encore à gérer. Certes, vous repoussez le décrochage à plus tard, mais ne manquera pas d’arriver. Pensez donc à effectuer les tâches lorsqu’elles se présentent à vous sans vous laisser distraire (encore cette fameuse distraction) par d’autres tâches qui, elles, peuvent attendre le lendemain. Le cas échéant, afin d’éviter d’être submergé par les tâches à accomplir, n’hésitez pas à déléguer certaines d’entre-elles à des collaborateurs de confiance au sein de votre entreprise.
Toutes ces ‘petites’ choses pragmatiques qui vous feront gagner du temps
Il est également possible, au quotidien, de mettre en place de bonnes pratiques afin de gagner ces précieuses minutes qui, à la fin de la journée, feront toute la différence. Cela va du fait d’écouter des podcasts informatifs en même temps que votre jogging quotidien à la possibilité de déterminer qui sont les collaborateurs chronophages dans leurs attitudes (nous avons, là aussi, des formations pour vous y aider) en accordant au rangement l’importance qu’il mérite ou en privilégiant des journées de télétravail pour diminuer les pertes de temps en transport.
Partez avec les bons outils dans votre lutte contre le temps
Certes, d’aucuns vous diront qu’une journée de formation, c’est une journée durant laquelle on ne peut pas faire autre chose. Mais notre formation ‘Gesion du temps’ (qui effectivement se déroule sur une journée) vous permettra d’acquérir de nombreux outils vous permettant de savoir comment et pourquoi vous perdez du temps, dans quelle mesure cela génère chez vous un stress lui aussi chronophage, mais aussi de mettre en place de bonnes pratiques pour éviter les écueils liés au temps.